La asociación es una organización estable de personas naturales o jurídicas, o ambas, que a través de una actividad común persigue un fin no lucrativo (Art. 80 del C.C.), y por lo tanto es la forma que revisten una gran cantidad de organizaciones fundamentales para el desenvolvimiento regular de la sociedad, como por ejemplo ONGs, APAFAS, instituciones religiosas o comisiones de Regantes.
Uno de los problemas más comunes es la falta de observancia de formalidades básicas tanto en el desarrollo de las actas de asamblea como en la convocatoria de esta. Aquí algunos tips para evitar problemas registrales relativos a convocatorias:
1. La convocatoria válida requiere que sea hecha por una persona autorizada.- Es decir debe ser hecha por el presidente del Consejo Directivo, por el vicepresidente por vacancia o ausencia del primero, o quien haya recibido tal atribución por disposición estatutaria.
No basta simplemente que los asociados deseen realizar una asamblea para que esta se realice válidamente y produzca efectos legales, sino que tal voluntad únicamente tendrá valor si es dada a conocer a través de la persona competente.
2. Indispensablemente revisar el estatuto.- Las reglas de convocatoria de cada asociación están previstas en sus estatutos, tanto acerca de quién es la persona autorizada como acerca de la forma en que debe realizarse, además de los días de anticipación con que debe llevarse a cabo el anuncio de asamblea.
Aun cuando existen asociaciones semejantes, no todas son iguales en cuanto a sus reglas, así en una se establece un plazo de tres días de anticipación y en otra un plazo de dos meses, o en unas la convocatoria se realiza mediante esquelas y en otra mediante anuncios en el periódico.
3. Se debe conservar la prueba de la convocatoria.- De haberse usado esquelas, se debe guardar en el archivo los cargos de recepción debidamente firmados. Si la convocatoria se realiza mediante anuncios en el periódico, se debe archivar la página completa del periódico. Si alguien tratara de anular o impugnar un acuerdo aduciendo falta de notificación o irregularidades en la convocatoria podría ser fácilmente contradicho.
4. La convocatoria debe incluir el lugar (dirección domiciliaria) donde se va a celebrar la asamblea. Además debe indicarse el número o números de convocatoria según lo permita el estatuto y la agenda a tratarse.
5. Finalmente, no olvidar que la convocatoria debe ser firmada por el Presidente o por quien el estatuto faculte para realizarla.
Foto vía http://www.sxc.hu
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